HAMRAR HJÚKRUNARHEIMILI

MEÐFERÐ PERSÓNUUPPLÝSINGA ÍBÚA

Hamrar hjúkrunarheimili kt. 690413-0780, hér eftir nefnt Hamrar, hlítir lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem tóku gildi þann 15. júlí 2018. Umrædd lög voru sett til innleiðingar og lögfestingar á almennu persónuverndarreglugerðinni (REGLUGERÐ EVRÓPUÞINGSINS OG RÁÐSINS (ESB) 2016/679, frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og niðurfellingu tilskipunar 95/46/EB).

Hamrar leggur metnað í að tryggja trúnað og vernd þeirra persónuupplýsinga sem Hamrar þurfa að afla og vinna með í tengslum við starfsemi sína, þ.á.m. upplýsingar um íbúa.

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða gögnum Hamrar safna, hvernig unnið er með slík gögn, hverjir hafa aðgang að gögnunum og hvernig þú getur nálgast frekari upplýsingar um persónuverndarmálefni Hamra.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar samkvæmt persónuverndarstefnu þessari eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og til dæmis nafn, kennitölu, netauðkenni eða eins eða fleiri þátta sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Hvaða persónugreinanlegu gögn vinnum við með og hvers vegna?

Þær persónuupplýsingar sem Hamrar afla um íbúa sína eru meðal annars notaðar til að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila svo og gagnkvæma samninga milli Hamra og íbúans. Í einhverjum tilvikum er unnið með persónuupplýsingar á grundvelli samþykkis íbúans. Þá getur vinnsla persónuupplýsinga einnig verið nauðsynleg vegna brýnna hagsmuna íbúans og/eða heimilisins.

Þegar einstaklingur telur að hann þurfi að dvelja til langframa í dvalar- eða hjúkrunarrými sækir hann um færni- og heilsumat, skv. reglugerð nr. 466/2012, til færni- og heilsumatsnefnda í viðeigandi heilbrigðisumdæmi. Í umsókninni er farið fram á almennar upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer og netfang. Þar er einnig farið fram á greint sé frá nöfnum nánustu aðstandenda umsækjanda. Þá er farið fram á nokkuð ítarlegar heilsufarsupplýsingar og upplýsingar um persónulega hagi. Ennfremur heimilar umsækjandi matsaðilum að afla upplýsinga frá aðilum heilbrigðis- og félagsþjónustu og að niðurstaða matsins verði send þeim aðilum sem veitt hafa umsækjanda þjónustu.

Þegar umsækjandi fær dvalar- eða hjúkrunarrými hjá Hömrum á grundvelli jákvæðs færni- og heilsumats fá Hamrar aðgang að öllum gögnum sem varða viðkomandi umsækjanda í gegnum rafræna gátt frá færni- og heilsumatsnefnd. Eru umrædd gögn svo geymd í sjúkraskrá viðkomandi.

Samkvæmt kröfulýsingu Velferðarráðuneytisins fyrir hjúkrunarrými og dvalarrými ber Hömrum að veita íbúum tiltekna þjónustu. Hamrar bera einnig að fara eftir lögum um málefni aldraðra nr. 125/1999, um heilbrigðisþjónustu nr. 40/2007, um réttindi sjúklinga nr. 74/1997, um sjúkraskrár nr. 55/2009 og um sjúkratryggingar nr. 112/2008. Hömrum er nauðsynlegt að afla umfangsmikilla persónuupplýsinga um íbúann svo hægt sé að veita honum þá þjónustu sem hann á rétt á. Um er að ræða víðtækar heilsufarsupplýsingar um íbúann, þ.á.m. upplýsingar um meðferðarúrræði, lyfjanotkun og læknisþjónustu. Einnig vinnur heimilið með upplýsingar um sjúkraþjálfun og aðra endurhæfingu, um þátttöku í félagsmálum á heimilinu, niðurstöður af árlegum fjölskyldufundum, næringu og óvænt atvik. Ennfremur geta verið skráðar tímabundið upplýsingar um  notkun leigubíla-, hárgreiðslu- og fótaaðgerðaþjónustu.

Aðrar persónuupplýsingar sem kunna að safnast um íbúa eru samskipti sem íbúi sjálfur eða aðstandandi hans á við heimilið. Er þessum upplýsingum safnað á grundvelli viðeigandi laga eða vegna hagsmuna íbúans.

Hvar eru gögnin varðveitt?

Þau persónugreinanlegu gögn sem berast heimilinu eru ýmist vistuð í læstum skjalahirslum á skrifstofum Hamra eða í viðeigandi tölvukerfum, svo sem sjúkraskrám, lyfjagátt, í skýjaþjónustu O365 og jafnvel í tölvupóstum starfsmanna. Hýsing umræddra tölvukerfa er á Íslandi, í Finnlandi, Hollandi, Írlandi eða Austurríki. Gerðir eru sérstakir vinnslusamningar við hýsingaraðila þeirra tölvukerfa sem notast er við þar sem rík áhersla er lögð á að farið sé með persónuupplýsingar í samræmi við stefnu þessa og verklagsreglur Hamra svo og ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

Hverjir hafa aðgang að gögnunum?

Viðeigandi starfsmenn, svo sem framkvæmdastjóri hjúkrunarsviðs, forstöðumaður, hjúkrunarfræðingar, sjúkraþjálfarar og iðjuþjálfarar hafa aðgang að sjúkraskrárupplýsingum íbúa. Þá hafa almennir starfsmenn upplýsingar um nöfn og daglega þjónustu við íbúa.

Hamrar hafa gert verktakasamninga við lækna og sinna þeir læknar almennri læknisþjónustu við íbúa. Hafa þeir læknar aðgang að heilsufarsupplýsingum íbúa og sjúkraskrám. Bera læknar samábyrgð á þeim persónuupplýsingum sem þeir vinna með um íbúa heimilisins skv.samningi þess efnis milli aðila.

Þá hafa þriðju aðilar aðgang að tilteknum upplýsingum á grundvelli vinnslusamninga þess efnis, svo sem lyfjafyrirtæki og hýsingar- og umsjónaraðilar tölvukerfa.

Einnig er heimilinu skylt að skila tilteknum upplýsingum til ríkisstofnana og annarra stofnana, svo sem sjúkratrygginga, færni- og heilsumatsnefnda, embætti landlæknis o.fl.

Hamrar nýta aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þeirra var aflað fyrir.

Hvernig tryggjum við öryggi gagna?

Hamrar kappkosta við að vernda persónuupplýsingar með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum, svo sem með aðgangsstýringum að kerfum, dulkóðun gagna, skýrum verklagsreglum og þjálfun starfsfólks.

Hve lengi varðveitum við gögnin?

Öll persónugreinanleg gögn sem berast heimilinu eru varðveittar í samræmi við lög um opinber skjalasöfn. Það þýðir að heimilið geymir gögnin í 30 ár áður en þau eru send til varðveislu hjá viðeigandi skjalasafni. Á það einnig við um gögn um fyrrverandi íbúa heimilisins, svo og umsóknir þeirra íbúa sem ekki fengu dvalarrými á heimilinu.

Þinn réttur

Íbúi hefur rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar Hamrar vinna um hann og getur eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum.

Íbúi hefur jafnframt rétt til að krefjast leiðréttingar á röngum eða ófullnægjandi upplýsingum um hann. Sé um að ræða upplýsingar í sjúkraskrá er slík leiðrétting færð inn sem viðbótarfærsla en eldri upplýsingum er ekki eytt skv. kafla 2.4 í fyrirmælum landlæknis um öryggi og gæði sjúkraskráa (1. útgáfa, júlí 2015), sbr. 2. mgr. 7. gr. laga nr. 55/2009 um sjúkraskrár.

Skv. lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga hefur íbúi rétt til að krefja heimilið um fyrirvaralausa eyðingu á upplýsingum að tilteknum skilyrðum uppfylltum. Þess skal þó getið að heimilið er bundið af lögum um opinber skjalasöfn sem ganga framar fyrrgreindum rétti íbúa til eyðingar á gögnum. Heimilinu er því óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar eða sérstaks lagaákvæðis.

Íbúi getur í ákveðnum tilvikum mótmælt vinnslu persónuupplýsinga og óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Í þeim tilvikum sem vinnsla Hamra byggir á samþykki íbúans getur íbúinn alltaf afturkallað samþykki sitt.

Þá getur íbúi óskað eftir því að flytja persónuupplýsingar sínar til annars aðila, t.d. annarrar heilbrigðisstofnunar. Í þeim tilvikum gæti viðkomandi átt rétt á því að fá persónuupplýsingar sínar afhentar á tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila.

Ef íbúi er ósáttur við vinnslu Hamra á persónuupplýsingum hans getur hann haft samband við persónuverndarfulltrúa heimilisins eða sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Nánari upplýsingar

Hamrar tilnefnt persónuverndarfulltrúa sem mun hafa umsjón og eftirlit með persónuverndarmálum heimilisins. Óskir þú eftir frekari upplýsingum um meðferð persónuupplýsinga starfsmanna eða hvernig Hamrar vinna með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarfulltrúa. Samskiptaupplýsingar hans er að finna hér að neðan:

Gunnhildur Erla Kristjánsdóttir

netfang: gunnhildur@samtok.is

sími: +354 585 9532 / + 354 861 1881