Eir, Skjól, Hamrar og tengd félög stuðla að viðveru starfsfólks með skýru verklagi vegna fjarvista sem koma til vegna veikinda, slysa, áfalla og brýnna fjölskylduaðstæðna, fjarvista af persónulegum ástæðum og annarra fjarvista sem eru heimilar eða óheimilar.
ESH viðheldur og endurskoðar verklag sem tengist viðveru og fjarveru sem fjallað er um í stefnunni.
Stefnan er ein af undirstefnum Eirar Skjóls og Hamra. Stefnan gildir fyrir alla starfsstaði og allt starfsfólk Eirar, Skjóls, Hamra og tengd félög (hér eftir vísað til sem ESH).
Markmið
- Stuðla að velferð og vellíðan með því að styðja við og hlúa að starfsfólki vegna fjarveru frá vinnu vegna veikinda, slysa eða áfalla um lengri eða skemmri tíma.
- Draga úr veikindafjarvistum með markvissum, samræmdum og sanngjörnum aðgerðum.
- Stuðla að betra skipulagi vegna langvarandi eða endurtekinni fjarveru.
- Að allt starfsfólk viti hvernig ESH vinnur með veikindi og fjarveru.
- Að starfsfólk njóti sumarfría í samræmi við kjarasamninga og lög um orlof.
- Að stuðla að tækifærum til að viðhalda þekkingu og menntun í samræmi við kjarasamning með námsleyfi.
- Að fram fari kynning og fræðsla um viðverustefnu og verklag.
- Að setti verði fram aðgerðaráætlun vegna viðverustefnu og veikindafjarvista með mælanlegum árangursvísum.
Veikindi eða slys
Það er stefna ESH að starfsfólk tilkynni veikindi sín símleiðis til stjórnanda síns eða staðgengils hans með eins góðum fyrirvara og hægt er, til að bregðast megi við fjarveru.
Starfsfólk skilar inn læknisvottorði vegna veikinda óháð dagafjölda og afhendir vottorð eins fljótt og auðið er sem er forsenda fyrir launuðum veikindum.
Stjórnandi sýnir umhyggju í samtölum við starfsfólk og forðast að spyrja um eðli veikinda en fer jafnframt með allar heilsufarsupplýsingar sem koma fram sem trúnaðarmál.
Viðbrögð vegna skammtímaveikinda
Stefna ESH er að stjórnendur bregðast við skammtímaveikindum með viðverusamtali. Tilgangur slíkra samtala er fyrst og fremst að skapa formlegan vettvang til að fara yfir stöðu skammtímafjarvista starfsfólks og aðstæður á vinnustað sem geta haft áhrif á fjarvistirnar.
Viðverusamtal er trúnaðarsamtal milli starfsmanns og stjórnanda en í því er leitað leiða til að viðhalda starfsgetu.
Bradford kvarðinn er notaður sem viðmið vegna viðverusamtala. Kvarðinn umbreytir fjölda skipta og daga í veikindum í stig og fjöldi stiga ákvaðar hvaða viðbrögð eru viðeigandi. Stigin eru metin á 13 og 52 vikna tímabilum.
Viðbrögð vegna langtímaveikinda
Það er stefna ESH að vera í reglulegum samskiptum við starfsfólk í langtímaveikindum og styðja við einstaklinga með það í huga að þau geti snúið aftur til starfa. Starfsfólk er hvatt til að nýta sér þjónustu trúnaðarlæknis til að fá upplýsingar um úrræði sem þeim standa til boða til að stuðla að endurkomu til starfa.
Það er á ábyrgð stjórnanda að viðhalda tengslum við starfsfólk í langtímaveikindum og gott viðmið er að láta ekki líða meira en 1 mánuður á milli þess sem haft er samband við einstakling.
Stjórnandi forðast að spyrja um eðli veikinda og fer með allar upplýsingar sem trúnaðarmál.
Einnig ætti stjórnandi að hvetja starfsfólk í langtímaveikindum til að koma í heimsókn á vinnustaðinn, vera í tengslum við vinnufélaga og mæta á viðburði ef aðstæður leyfa og tryggja að starfsfólk fái páskaegg og jólagjafir.
Endurkoma eftir langtímaveikindi
Stefna ESH er að styðja við endurkomu starfsfólks til vinnu eftir langtímaveikindi í samræmi við starfshæfni. Ávallt er leitað eftir áliti trúnaðarlæknis á starfshæfni starfsfólks eftir fjögurra vikna veikindi í samræmi við verklag. Stefna ESH er að auðvelda endurkomu starfsfólks til starfa með hlutaveikindum þegar því verður við komið vegna starfsemi.
Orlof
Það er stefna ESH að starfsfólk nýti sumarorlofs í samræmi við lög um orlof og kjarasamninga. Sumarorlof eru skipulögð með óskir starfsmanna í huga eftir því sem starfsemi starfseiningar leyfir og rúmast innan verklags.
Stjórnendur gæta að orlofstöku fyrri ára við skipulagningu og sanngirni við skipulag orlofs í samræmi við verklag.
Námsleyfi
Það er stefna ESH að stuðla að tækifærum fyrir starfsfólk að viðhalda þekkingu sinni og menntun sem tengist starfi með námsleyfi í samræmi við kjarasamninga. Ósk um námsleyfi skal vera með góðum fyrirvara til að hægt sé að skipuleggja starfsemi starfseininga.
Stjórnendur gæta að námsleyfistöku fyrri ára við skipulagningu og sanngirni við skipulag námsleyfis í samræmi við verklag.
Persónuleg erindi
Sveigjanleiki í starfi og samræmi milli vinnu og einkalífs er mikilvægur þáttur í starfsánægju starfsfólks og stefna ESH er að sýna sveigjanleika eftir því sem starfsemin leyfir og rúmast innan verklags. Í kjölfar innleiðingar á Betri vinnutíma/styttingar vinnuvikunnar hafa viðmið um fjarveru vegna persónulegra erinda innan vinnudagsins breyst. Eftirfarandi leiðbeiningar gilda þegar kemur að fjarveru vegna persónulegra erinda:
Lágmarka á fjarveru vegna persónulegra erinda á vinnutíma enda geti starfsfólk sinnt þeim erindum í frítíma eftir að vinnuvikan hefur verið stytt. Ef því verður ekki við komið utan vinnutíma er það stefna ESH að starfsfólk geti sinnt persónulegum erindum, svo sem vegna jarðarfara, ferða til læknis, og annars sem til þess má jafna, eftir því sem aðstæður á starfsstað leyfa. Í slíkum tilvikum þarf starfsfólk að ráðfæra sig við sinn stjórnanda sem skráir fjarveruna á viðeigandi hátt í viðverukerfi. Fjarveruheimild á grundvelli persónulegra erinda nær til læknaheimsókna þegar ekki er hægt að hliðra til tímasetningu, jarðarfarar nákominna, mæðra- og ungbarnaverndar og þegar upp koma óvænt neyðartilfelli sem þurfa úrlausn umsvifalaust.
Ef starfsfólk þarf að skreppa til að sinna öðrum persónulegum erindum í samráði við stjórnanda þá þarf ávallt að stimpla sig út án þess að skrá fjarvistartegund.
Vinna að heiman
Það er stefna ESH að allir starfsmenn mæti til vinnu og að heimavinna sé undantekning. Vinnustaðurinn okkar er í eðli sínu vinnustaður þar sem meginþorri starfsfólks þarf að mæta til vinnu og taka við af öðrum á vöktum. Það er mikilvægt að stjórnendur og starfsmenn í lykilþjónustu við deildir séu í vinnu á vinnustaðnum en heimavinna heyri til undantekninga. Ávallt skal fara fram samtal um heimavinnu við næsta yfirmann og þarf að ríkja fullkomið traust um skil á verkefnum.
Óheimilar fjarvistir
Stefna ESH er að bregðast við óheimilum og ólögmætum fjarvistum. Átt er við fjarvistir sem eiga sér ekki stoð í kjarasamningum né hafa verið heimilaðar með leyfi stjórnenda.
Stjórnandi setur sig í samband við starfsfólk sem mætir ekki til starfa án nokkurra skýringa og gerir viðkomandi grein fyrir mikilvægi þess að skila inn tilskildum gögnum og skýra fjarvist sína. Ef starfsfólk sinnir því ekki sendir stjórnandi í samvinnu við mannauðssvið áskorun um að mæta til starfa eða skýra fjarvist sína, annars er litið svo á að viðkomandi starfsmaður hafi einhliða og á sína ábyrgð rift ráðningasamningnum.
